Mi STOCK, lo más importante (o casi)

Publicado en Infocap, número 16 Julio 2009 , www.infocap.es

Efectivamente, así es. Si nos abstraemos del aspecto inmobiliario (cuyo objeto es apoyar al negocio y no debería ser el negocio en sí mismo), el stock es la principal inversión de una empresa de servicio de recambios. Desde luego, la más permanente. Y siendo así, merece que lo cuidemos más.

Alguna vez algún empresario me ha dicho: “No tengo ningún problema con el stock porque, al final del año, hago un inventario total y lo cuadro en contabilidad”. ¿Eso es todo?. ¡Qué grave error!. El stock tiene un reflejo contable, como todo, pero en mi opinión, esto es algo “higiénico”, es decir, se da por hecho que lo tenemos bien en los libros y que cumplimos con las normas de auditoría y contabilidad. Pero la “vocación” del stock es dar servicio. El aspecto contable es sólo un factor, pero no el principal. Por todo ello yo resumiría mucho diciendo, en tres ejes, las características que debería tener, en mi modesta opinión, una buena gestión de nuestras existencias:

1. L La organización, física y lógica. El stock debe estar claro, bien dispuesto, accesible para su manejo, con ubicaciones bien señalizadas, limpio, bien repartido entre centros, etc. Y, por supuesto, debemos apoyarnos en un correcto sistema de información, que nos facilite la gestión de un inventario permanente, con los movimientos automatizados en tiempo real.
2. 2. La exactitud. Si hace falta ir a la estantería a comprobar si tenemos una pieza, muy mala señal. Debe haber una coincidencia total entre lo que “creo tener” (sistema) y lo que “realmente tengo” (físicamente, en el almacén). Si no, habrá desajustes y, por ejemplo, atenderé un pedido de algo que luego habrá que anular porque no lo tenga realmente, o dejaré de atender otro pedido porque creo no tenerlo y quizás esté lleno de polvo en la estantería. Conclusión, más costes o menos ingresos. Es aquí donde la etiqueta “servicio” cobra su mayor importancia en el tema de la gestión de stocks. Y no basta con un inventario contable anual, hay que hacer inventarios parciales (llamados rotativos) cada día, realizar los ajustes que sean necesarios, analizar las causas de las diferencias y desarrollar acciones para erradicarlas.
3. 3. El valor. Aquí actúan dos componentes: el precio al que se valora y la cantidad de piezas que tenemos. Sobre la elección del precio, ésta debe ser coherente, duradera y basada en un conocimiento exacto del precio al que compramos a nuestros proveedores. Esto parece sencillo, pero a veces el precio unitario al que se valoran las existencias no es correcto. Sobre la cantidad, debo decir que suele existir un exceso sobre lo que realmente necesitamos. En otras palabras, no medimos bien. Hay que realizar análisis de cobertura, para cada artículo (no basta hacerlo globalmente o por familia), comparando las ventas razonablemente previstas con la cantidad que tenemos de esa referencia en nuestras estanterías. Como consecuencia de este análisis, deben extraerse dos consecuencias: a) Una provisión contable para autofinanciar la posible obsolescencia o lenta rotación. b) Colaboración por parte de los proveedores para su “saneamiento”. Creo que ya algunos de ellos están en esa dinámica, lo cual es una buena noticia. Espero que no sea coyuntural, sino sólo un inicio.

Es evidente que estas líneas sólo esbozan una correcta gestión del stock, y que habrá muchos matices, según línea de producto, especialización, estacionalidad, etc. Pero si capturas los conceptos te irá bien, principalmente con tus reyes clientes, y también, no me resisto a decirlo, con tus proveedores financieros (bancos), que siempre están mirando el circulante. Una buena gestión del stock, capaz de demostrarse con datos e informes, ayuda a aumentar la credibilidad de tu negocio. Buena suerte.